Afronding Doorstroomstation Utrecht (ProRail)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Van “kriskras” door elkaar naar rechte lijnen
Utrecht is hét spoorknooppunt van Nederland. Miljoenen treinreizigers doen jaarlijks Utrecht Centraal aan. Daar waar nu dagelijks circa 285.000 mensen gebruik maken van Utrecht Centraal zal dat naar verwachting over tien jaar zijn gegroeid tot 360.000 mensen per dag.

Het project DoorStroomStation Utrecht (DSSU) maakt onderdeel uit van het Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) van het ministerie van Infrastructuur en Milieu: treinreizen zonder spoorboekje op de trajecten Amsterdam-Eindhoven en Schiphol-Utrecht-Nijmegen, elke 10 minuten een trein. Binnen het project DSSU is het spoor aangepast aan de toekomstige capaciteitsbehoefte. Dankzij de nieuwe, rechte sporen rond het station en minder wissels is er ruimte voor meer – betrouwbaar – treinverkeer rond Utrecht. Niet alleen de sporen zijn vernieuwd, ook de bovenleiding, beveiliging en perrons (inclusief een extra – achtste – perron) zijn aangepakt. Van de 186 wissels zijn er nu nog maar 60 over, daarmee is het knooppunt robuuster geworden.

De aannemer doet veel, maar niks gaat vanzelf
Voor de begeleiding van de uitvoering van de werkzaamheden door de aannemer zet ProRail bouwmanagers in. Zij zijn namens ProRail verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken (realisatie binnen tijd, scope én geld) en zorgen voor de afstemming van de werkzaamheden met de eigen organisatie en stakeholders. Op het project DSSU zijn vanwege de omvang en complexiteit meerdere bouwmanagers ingezet.

Aan het woord zijn Han de Hilster (coördinerend Bouwmanager) en Ronald Hazeu (bouwmanager buitendienststellingen). Zij benaderen zo’n project vanuit verschillende invalshoeken. Enerzijds faciliteren zij de aannemer zodat gebouwd kan worden onder optimale condities (op zijn minst de contractueel vastgelegde), anderzijds toetsen zij namens ProRail of het geleverde werk ook voldoet aan de afspraken. Ook het aspect tijd speelt een grote rol in bouwprojecten voor ProRail. Niet alleen moet het totale werk aan het einde van het project tijdig opgeleverd worden, elke keer als de sporenlay-out gewijzigd wordt (het werk wordt gefaseerd uitgevoerd) moeten aangrenzende sporen berijdbaar blijven en de nieuwe situatie ook op tijd in dienst gaan. Daar is veel aan gelegen.

 

Han “Het is een beetje een gekke baan, dat bouwmanager zijn. Hoewel de verantwoordelijkheid voor het tijdig in dienst geven van het spoor vaak contractueel bij een aannemer belegd wordt is de bouwmanager degene die, wanneer het fout is gegaan, als één van de eerste (intern) verantwoording af mag leggen”

 

 

 

Ronald “Dat maakt dan ook dat je als bouwmanager soms maatregelen moet nemen om risico’s te mitigeren en waarvan je vooraf niet zeker weet of dat ze voldoende effect hebben of dat je te verantwoording geroepen kan worden omdat het formeel risico’s zijn die anders belegd zijn”.

 

 

 

Daarin vullen beide bouwmanagers elkaar goed aan, ze vormen ook al zo’n 13 jaar een “koppel” in verschillende projecten rondom Utrecht. Ronald verklaart dat daar waar hij vooral gericht is op het proces en het vooraf alles regelen, Han degene is die, als het dan toch mis gaat, sterk is in het improviseren. Dat samenspel vergt kennis, inzicht, vertrouwen en daadkracht. Veel, zo niet alles, moet wijken voor een tijdige en veilige ingebruikname van de sporen. Juist omdat dat belang zo groot is, naast de realisatie van het werk binnen budget, sturen Han en Ronald een behoorlijk groot team aan.

Uitbesteding contractmanagement geeft ruimte
Naast technische ondersteuning hebben de bouwmanagers zich ook laten ondersteunen op het vlak van projectbeheersing. Daarbinnen heeft PSJ Contract Support een substantiële rol gespeeld in de behandeling en afhandeling van wijzigingen. In 2014 heeft PSJ het team van ProRail met één contractmanager versterkt, in begin 2015 is daar een tweede aan toegevoegd.

Aanvankelijk stonden beide bouwmanagers sceptisch tegenover de inbreng van zo’n externe partij. ProRail zou deze functies ook zelf (als organisatie) moeten kunnen invullen was de stelling. Nu, zo’n drie tot vier jaar en de afhandelingen van veel wijzigingen later, kijken ze daar anders tegen aan

Ronald ”De inhuur van specialisten heeft ons geholpen. Ik heb daardoor nog meer vertrouwen in het proces gekregen. Ze brengen toch extra contractuele kennis in onze organisatie en zorgen ervoor dat de dossiers op orde zijn. Dat maakt dat andere spelers binnen het proces (bijvoorbeeld een jurist) op basis van de juiste informatie hun rol kunnen pakken. Het geeft extra vertrouwen in een rechtmatige besteding van het “gemeenschapsgeld”. En ondanks dat ze zo’n beoordeling met het contract in de hand uitvoeren heb ik het gevoel dat er uiteindelijk toch ook meer aandacht is voor de context waarbinnen alles zich af speelt”.

 

Zo’n groot bouwproject binnen de spoorwereld brengt vele kritieke momenten met zich mee waarop door de aannemer met veel inzet van man en materieel wordt gewerkt. Op de vraag wanneer beide bouwmanagers maximaal genieten van hun werk antwoorden ze beiden in koor en met een glimlach “op die momenten waarop wij zelf niets hoeven te doen”. Om vervolgens, en beiden weer met een serieuze blik, daar aan toe te voegen “omdat we in de voorbereiding op de kritieke momenten de juiste maatregelen genomen hebben om risico’s te mitigeren”.

Doordat de inzet van de externe contractmanagers hen voor een groot deel heeft ontlast van contractuele discussies met de wederpartij zouden Han en Ronald ook bij toekomstige projecten met een redelijke omvang een beroep daarop zinvol achten. Zij hebben nog wel een wens wat dat aangaat.

“Het is zaak voor alle betrokkenen, zowel aan de zijde van opdrachtgever als aan de zijde van opdrachtnemer, te voorkomen dat de processen rondom contractuele discussies stroperig verlopen en de uitvoering gaan verstoren, want het is de uitvoering van het werk  waar het uiteindelijk om gaat”.